Помощь студентам - Создание в Access сложного отчета.

Форма входа

Наша реклама

Помогите сайту просмотрите рекламу

Поиск

Календарь

Архив записей

Наш опрос

Друзья сайта

Статистика

Онлайн всего: 1

Гостей: 1

Пользователей: 0

	Четверг, 25.04.2024, 22:47
	Приветствую Вас Гость \| RSS
	Скорая помощь для студентов
	Главная \| Регистрация \| Вход

Создание в Access сложного отчета.

Задание N 6.
Создание в Access сложного отчета.

Цель работы: научиться создавать в Access отчет, включающий группировку данных, сортировку, вычисление промежуточных и итоговых значений.
Указания по выполнению работы: изучите разделы Справки Microsoft Access «Работа с отчетами» и методические указания по выполнению задания, приведенные ниже.
Порядок выполнения работы:
Создайте отчет «РЕЗУЛЬТАТЫ ТЕСТИРОВАНИЯ СТУДЕНТОВ», примерный макет отчета приведен на рис.1. При формировании отчета необходимо выполнить следующие условия:
Сгруппировать студентов по специализациям.
Внутри каждой специализации вывести информацию по каждому студенту, относящему к данной специализации – фамилию и имя студента, описание теста, оценку, задолженность.
Информация по каждой специализации должна печататься с новой страницы.
Данные в отчете должны быть упорядочены в алфавитном порядке по специализациям, фамилиям студентов, описаниям тестов.
Подсчитать итоговую оценку каждого студента.
В конце отчета вывести среднюю оценку.
В начале каждой страницы вывести номер текущей страницы.
В заголовке первой страницы напечатать текущую дату.

Рис.1 Макет отчета

Методические указания для выполнения задания:
Создание базового запроса для отчета.
В связи с тем, что в отчетах часто используется информация из нескольких таблиц, лучше всего начать разработку отчета с создания базового запроса. Откройте новый запрос в режиме конструктора и добавьте эти таблицы в запрос. Сохраните запрос. Выделите этот запрос в окне базы данных и откройте новый отчет в режиме конструктора.
Задание группировки и сортировки.
Прежде всего необходимо определить поля, по которым вы будете группировать и сортировать данные. Выполните команду Вид/Сортировка и группировка, чтобы открыть окно сортировки и группировки. Установите для свойств Заголовок группы и Примечание группы значения Да. В результате Access в области маркировки этого поля отобразит символ группировки.
Чтобы Access пытался поместить данные по студентам, относящимся к одной специализации, на одной странице, установите для группировки по значениям соответст-вующего поля свойство Не разрывать в значение Полную группу. В заключение отсортируйте Описания тестов внутри каждой группы по алфавиту. Если даже вы определили сортировку в запросе, в отчете вы все равно должны определить нужную вам сортировку. Отчеты игнорируют любую сортировку, заданную в запросе-источнике.
Задание диапазонов группировки
Для каждого поля или выражения, находящегося в верхней панели окна сортировки и группировки, можно определить свойства Группировка и Интервал. Обычно данные группируют по каждому значению поля или выражения. Также записи можно объединять в одну группу, если значения поля (выражения) попадают в некоторый диапазон. Вид и задаваемый размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.
Для группировки по текстовому полю вы можете указать, чтобы Access начинал новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля. Например, чтобы создать по одной группе для каждой буквы алфавита, можно было бы создавать новую группу при изменении первой буквы значения поля - группу записей, в которых значения этого текстового поля начинается с буквы А, группу записей со значением поля, начинающегося с буквы Б, и т. д. Для того чтобы проводить группировку по первым символам, надо установить свойство Группировка в значение По первым символам, а свойство Интервал сделайте равным числу начальных символов, по которым вы хотите образовывать группы. Для чисел вы можете установить свойство Группировка в значение Интервал.
Выбирая такую установку, можно задать значение свойства Интервал, при котором в одну группу попадут величины, принадлежащие заданному диапазону. Access вычисляет диапазон, начиная от 0. Например, если вы выберите значение интервала, равное 10, вы будете формировать тем самым группы для значений от - 20 до - 11, от - 10 до - 1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т. д.
Для полей Даты/Времени можно установить в качестве значения свойства Группировка единицу измерения, такую как Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для свойства Интервал укажите число единиц измерения, если вы хотите проводить группировку по отрезку времени. Например, если вы хотите создавать группы с интервалом в два года, установите свойство Группировка в значение Год, а значение свойства Интервал сделайте равным 2.
 Если вы выполняете группировку по полю, для которого свойство Интервал не равно По полному значению, Access сортирует только группирующие значения, а не полные значения полей внутри каждой группы. Если вы хотите отсортировать данные по этому полю внутри группы, следует дополнительно указать сортировку по этому полю. Например, если вы группируете данные по первым двум символам поля Name и хотите также, чтобы были отсортированы имена внутри каждой из полученных групп, то вы должны ввести Name в качестве имени поля в окно сортировки и группировки со значением свойства Заголовок группы (и, возможно, значением свойства Примечание группы), установленным равным Да. Порядок сортировки установите равным По возрастанию, свойство Группировка – По первым символам, а свойство Интервал - 2. Затем вы должны ввести Name в качестве имени поля еще раз с установкой свойства Порядок сортировки в значение По возрастанию, а свойства Группировка - По полному значению.
Свойства отчета и разделов
В режиме конструктора для каждого раздела отчета предоставляет бланк свойств. Кроме того, существует бланк свойств и для отчета в целом.
Свойства разделов
Щелкните по незаполненному месту любого раздела или области данных отчета, и Access выведет на экран бланк свойств. Доступные свойства и их описания:
Имя элемента управления - Access автоматически генерирует имя раздела и нумерует разделы, чтобы обеспечить их идентификацию. Однако если вы пи-шете макросы или программы на языке Microsoft Basic, которые будут ссылаться на разделы отчета, вы можете использовать свои более содержательные имена разделов.
Конец страницы - установите это свойство в значение До раздела, чтобы текущий раздел всегда начинал печататься с новой страницы. Установите значение этого свойства в После раздела, чтобы следующий раздел начинал печататься с новой страницы.
Новая строка или столбец - Когда вы используете настройку печати и задаете печать разделов в несколько столбцов (по вертикали) или строк (по горизонтали), вы можете с помощью этого свойства указать, должен ли Access начинать печать раздела с нового столбца или строки. Это свойство оказывается полезным, если вы хотите, чтобы при печати разделов в несколько столбцов заголовок повторялся в начале каждого столбца.
Не разрывать - установите это свойство в значение Нет, чтобы Access мог продолжить печать раздела на следующей странице. По умолчанию устанавливается значение Да, при котором Access попытается напечатать весь раздел на одной странице (если раздел не помещается на текущей странице, он начинает печать раздела с новой страницы). Вы можете попытаться напечатать заголовок и примечание группы на одной странице, установив при задании группировки в окне сортировки и группировки свойство Не разрывать в значение Да.
Вывод на экран - установите это свойство в значение Да, чтобы сделать раздел видимым, или в значение Нет, чтобы сделать раздел отчета невидимым. Это удобное свойство, которое может быть установлено из макроса или процедуры Visual Basic в тот момент, когда Access форматирует и печатает отчет. Вы можете сделать так, что раздел будет исчезать с экрана, если данные принимают определенные значения.
Расширение - Access устанавливает это свойство в значение Да, когда вы включаете в раздел элемент управления, и для этого элемента свойство Расширение установлено в значение Да. Это позволяет увеличить высоту раздела, чтобы вместить элементы управления, которые, возможно, придется расширить, так как они выводят значения полей Мемо или длинные текстовые строки. Вы можете создать элемент управления для вывода на экран одной строки текста, но при этом вы должны разрешить элементу управления расширяться, когда нужно будет вывести текст, состоящий из нескольких строк.
Сжатие - это свойство аналогично свойству Расширение. Вы можете установить его равным Да, чтобы можно было уменьшить высоту раздела, если элементы управления в разделе уменьшаются в соответствии с размером находящегося в них текста. Это свойство удобно использовать, когда необходимо убрать элемент управления из отчета, если он не содержит никаких данных.
Дополнительные сведения - используйте это свойство, чтобы сохранить дополнительную информацию о разделе. Вы можете использовать это свойство в макросах и в Microsoft Basic для временного хранения информации, которую вы хотите передать другой процедуре.
Форматирование - имя макроса или функции модуля, которые должен будет выполнять Access, когда он начнет форматирование данного раздела.
Печать - имя макроса или функции модуля, которые должен будет выполнять Access когда он начнет печатать данный раздел или выводить на экран раздел в режиме предварительного просмотра.
Возврат - имя макроса или функции модуля, которые должен будет выполнять Access, когда ему придется вернуться к разделу, обнаружив, что раздел не вмещается в текущую страницу, а вы установили свойство Не разрывать в значение Да. Это событие происходит после возникновения события Форматирование, но перед событием Печать, что позволяет отменить значения, установленные процедурой обработки события Форматирование. Access снова вызывает процедуру, выполняемую при возникновении события Форматирование, когда он форматирует раздел на новой странице.
Остальные свойства (Высота, Оформление и Цвет фона) управляют внешним видом раздела. Каждый раз, когда вы регулируете высоту раздела, перемещая его нижнюю границу, Access переустанавливает значение свойства Высота. Вы можете установить значения свойств Оформление и Цвет фона, воспользовавшись окном палитры.
Для колонтитулов страниц, заголовков и примечаний отчетов возможны установки следующих свойств: Имя элемента управления, Вывод на экран, Высота, Оформление, Цвет фона, Дополнительные сведения, Форматирование и Печать.
Свойства отчета
Если вы выполните команду Правка / Выделить отчет или щелкните за правым краем области данных, Access выведет на экран бланк свойств отчета. Доступные свойства отчета и их описание:
Источник записей - в качестве значения этого свойства указывается имя базовой таблицы или запроса, которые предоставляют данные для отчета.
Подпись поля - используйте это свойство, чтобы ввести текст, который будет выводиться в заголовке отчета в режиме предварительного просмотра.
Блокировка записей - установите значение этого свойства равным Да, если данные для отчета находятся на сервере и используются в режиме коллективного доступа, а вы при этом хотите быть уверенными, что никто другой не сможет обновить записи в то время, когда Ассеss создает отчет. Вам не следует устанавливать значение этого свойства равным Да для отчета, который вы намерены просматривать в режиме предварительного просмотра, так как при этом вы заблокируете доступ к данным другим пользователям на все время, пока просматриваете отчет на экране.
Меню - имя макроса, определяющего пользовательское меню, которое Ассеss выведет на экран при открытии отчета в режиме предварительного просмотра. Если вы хотите убрать меню при открытии отчета, установите значение этого свойства равным Истина.
Верхний колонтитул - это свойство определяет, будет ли верхний колонтитул страницы появляться на всех страницах. Вы можете выбрать режим, при ко-тором верхний колонтитул не будет печататься на первой и на последней страницах, если эти страницы содержат заголовок или примечание отчета.
Нижний колонтитул - это свойство определяет, будет ли нижний колонтитул появляться на всех страницах. Вы можете выбрать режим, при котором ниж-ний колонтитул не будет печататься на первой и на последней страницах, если эти страницы содержат заголовок или примечание отчета.
Группировка по датам - используйте это свойство, чтобы определить, каким образом Ассеss будет группировать значения дат и времени, указанных в окне сортировки и группировки. Вы можете установить это свойство равным Американский стандарт или Параметры настройки. Для значения Американский стандарт первым днем недели считается воскресенье, и первая неделя года начинается с первого января. Значение Параметры настройки устанавливается по умолчанию. Вы можете вос-пользоваться командой Вид/Настройка, чтобы установить параметры Первый день недели и Первая неделя. Начало недели можно установить с любого дня. Вы можете уста-новить начало первой недели с первого января, первую 4-дневную неделю или первую полную неделю.
Ширина - это свойство устанавливается Ассеss, когда вы перетаскиваете правый край отчета.
Число делений по Х, число делений по У - задайте число горизонтальных (Х) или вертикальных (У) делений на дюйм или на сантиметр для сетки макета. Если вы используете дюймы, вы можете видеть точки сетки всегда, когда вы выбираете число делений равное или меньшее 16 для обеих осей. Если вы используете сантиметры, вы будете видеть точки, когда выберете значение числа делений, равное 6 или меньшее.
Формат печати - когда значение этого свойства установлено равным Да, вы можете выбрать шрифт из шрифтов ТгuеТуре и принтерных шрифтов. Когда это свойство установлено равным Нет, доступными являются только экранные шрифты.
Для лазерного принтера - некоторые лазерные принтеры поддерживают режим прорисовки линий (таких, как границы прямоугольников, линии или стороны рамок полей) с помощью специальных команд. Если вы установите значение свойства Для лазерного принтера равным Да, то Ассеss пересылает команды прорисовки линий на ваш принтер вместо графических команд, ускоряя печать линий.
Файл справки, идентификатор справки - вы можете создать свой файл справки, используя компилятор Microsoft Windows Help Compiler, входящий в состав пакетов Microsoft Windows Software Development Kit или Microsoft Access Developer»s Toolkit.
Источник палитры - если у вас в распоряжении имеется цветной принтер, вы можете определить независимый от устройства растровый файл (DIВ), файл палитры (РАL), файл значка (IСО) или растровый файл (ВМР), чтобы предоставить набор цветов в палитре, отличный от тех, которые Ассеss устанавливает по умолчанию.
Дополнительные сведения - используйте это свойство для хранения дополнительной информации об отчете. Вы можете использовать это свойство в макросах и в Мiсгоsoft Basic для временного хранения информации, которую вы хотите передать другой процедуре.
Открытие - имя макроса или функции модуля, которые должен выполнять Ассеss когда он начинает печатать этот отчет или когда он выводит отчет в ре-жиме предварительного просмотра.
Закрытие - имя макроса или функции модуля, которые должен выполнять Ассеss, когда вы закрываете режим предварительного просмотра или когда Ассеss заканчивает передачу отчета на принтер или Диспетчеру печати.
Включение - имя макроса или функции модуля, которые должен выполнять Ассеss, когда окно отчета в режиме предварительного просмотра получает фо-кус. Это свойство предоставляет удобный способ вывода на экран пользовательской панели инструментов.
Отключение - имя макроса или функции модуля, которые должен выполнять Ассеss, когда окно отчета в режиме предварительного просмотра теряет фокус. Это свойство предоставляет удобный метод закрытия пользовательской панели инструментов.
Ошибка - имя макроса или функции модуля, которые должен выполнять Ассеss при возникновении ошибки в отчете.
Использование вычисляемых значений
Одним из видов информации, которую приходится наиболее часто включать в отчет, является информация о дате подготовки отчета и номера страниц. Для дат Ассess предоставляет две встроенные функции, которые вы можете использовать, чтобы добавить в отчет текущую дату и время. Функция Date() возвращает текущую системную дату как переменную типа Дата/Время без компоненты времени. Функция Now() возвращает текущую системную дату и время как переменную типа Дата/Время.
Чтобы добавить текущую дату в отчет, создайте несвязанное поле и установите его свойство Данные в значение =Date(). Затем в свойстве Формат поля выберите из списка значение Краткий формат.
Чтобы добавить номер страницы, используйте свойство отчета Страница. Вы не увидите это свойство в бланке свойств, так как оно является системным и поддерживается Microsoft Access. Для того чтобы добавить в отчет номер текущей страницы (в данном случае -- в раздел нижнего колонтитула), создайте несвязанное поле и установите его свойство Данные с помощью построителя выражений равным - Страница (Общие выражения / Новая страница).
Вычисление групповых промежуточных итогов.
Чтобы включить в отчет общие суммы по вычисляемым значениям, можно использовать функцию SUM(). Ассеss не хранит вычисленные значения в элементе управле-ния, так что использование SUM(Сумма) не принесет никакого результата. Поэтому, чтобы получить сумму вычисляемых величин, вам необходимо повторить вычисляемое выражение в качестве аргумента функции SUM():
Обратите внимание на свойство элементов управления отчета Сумма с накоплением. Если вы установите значение этого свойства отличным от Отсутствует (устанавливаемого по умолчанию), то тогда Access не будет сбрасывать итоговое значение в 0 после каждой конкретной группы. Так, при установке значения Для группы, Ассеss будет накапливать итоговые суммы для всех групп этого уровня до тех пор, пока не встретится уровень группировки более высокого уровня.
Вычисление общего итога
В разделе примечания разместите несвязанное поле, в котором будет подсчитываться средняя оценка. Для того, чтобы в выражении, используемом для вычислений, сослаться на имя любого элемента управления, введите в нем имя элемента управления, заключенное в квадратные скобки.

Конструктор сайтов - uCoz